Per l'accreditamento di un evento Ecm, viene anche richiesta la verifica dell’effettiva presenza dei partecipanti alle sessioni.
Il Ministero richiede, inoltre, la modalità di verifica delle presenze.
La ns. Società, sulla base dell'esperienza acquisita sin dalla fase sperimentale di questa normativa, ha realizzato una serie di programmi atti ad ottemperare, nel migliore dei modi, a tutte le richieste provenienti dal Ministero.
Le varie modalità di controllo delle presenze vengono scelte e consigliate in base alla caratteristica dell'evento. l vari sistemi possono essere noleggiati per le giornate dell'evento (con o senza la presenza del ns. personale), o acquistati (hardware e software) e gestiti direttamente dal cliente per tutti gli eventi futuri. Per sale congressuali e' anche prevista la possibilità di una installazione fissa delle apparecchiature.
I costi, a differenza di quanto si possa pensare, non sono affatto proibitivi e, in ogni caso, i piu’ bassi sul mercato italiano.
Idea Access è un sistema di registrazione di presenza facile, semplice da utilizzare, trasportabile, compatto, adatto a qualsiasi evento/organizzazione e installabile in pochissimi minuti. Il sistema viene abitualmente utilizzato in corsi Ecm, corsi di formazioni, eventi vari, luoghi di lavoro, strutture organizzative.
Gli utenti registrano le entrate e le uscite semplicemente presentando le schede magnetiche all’apparecchio.
Grazie al software di gestione, le registrazioni degli orari degli utenti sono memorizzate nel terminale e possono essere caricate dal software di rilevazione presenze utilizzando la connessione di rete TCP/IP incorporata oppure con dispositivo USB. Il software permette al supervisore di visualizzare i dati ordinati per persona, per gruppoi o per periodo di tempo. I resoconti possono essere stampati o esportati per un ulteriore utilizzo in altri programmi. I dati dell’utente e le registrazioni degli orari possono essere modificati, cancellati, oppure si possono aggiungere nuovi registri.
Inoltre, i dati registrati possono essere elaborati anche senza l’utilizzo del software, scaricando, tramite dispositivo USB, i file contenenti i dati di ingresso ed uscita per ogni utente.
Idea Acess utilizza tessere RFID, registra fino a 1.800 utenti e memorizza fino a 80.000 registrazioni d’orario, ed inoltre in caso di mancanza di corrente non c’è nessuna perdita di dati.
TESSERE RFID
RFID è l'acronimo di Radio Frequency IDentification o Identificazione a radio frequenza, ed è una evoluta tecnologia che permette l’identificazione automatica di persone, basandosi sulla capacità di memorizzare e accedere a dati usando etichette elettroniche (chiamate tag) inserite all’interno di tessere.
Questa tecnologia è l’evoluzione delle vecchie tessere con codice a barre e banda magnetica che comportavano problemi di lettura e tempi più lunghi di lettura dei badges.
I vantaggi delle tessere RFID sono:
Le tessere RFID sono stampabili, è quindi possibile imprimere il logo della propria azienda o dell’evento per cui saranno utilizzate. Nelle figure successive vengono proposti degli esempi di tessere personalizzate.
A tutti i partecipanti viene consegnato un badges nominale con relativo codice a barre identificativo. I partecipanti al momento dell’entrata e dell’uscita, dovranno mostrare il loro bagdes ad una hostess (o operatore); il bagdes verra’ rilevato da un apposito lettore ottico Le letture verranno scaricate sul pc ed il software svilupperà tutta una serie di dati (presenze in percentuale, orari di entrata/uscita) tra i quali il rapporto sulle presenze completo di tutti i dati richiesti dal Ministero.
Ai partecipante verrà consegnato un badge/tag. Apposite fotocellule poste in prossimità dell’ingresso della sala, rileveranno automaticamente il passaggio degli iscritti; non e’ quindi necessaria la presenza della hostess. I dati verranno trasmessi direttamente al pc che provvederà ad elaborarli. Il campo elettromagnetico attivato e’ molto contenuto e diretto, non vi sono, pertanto, emissioni fuori dall’area di passaggio.
Il risultato finale di tutti e tre i sistemi sarà sempre lo stesso, e cioè esattamente il file richiesto dal Ministero per la convalida dei crediti. La scelta tra i vari sistemi va fatta esclusivamente considerando il numero dei partecipanti e il budget a disposizione.
Il vantaggio del sistema a radiofrequenze (tipo telepass) e’ chiaramente quello, in caso di grande affluenza di partecipanti, di evitare rallentamenti all’ingresso delle sale in quanto non necessita di hostess od operatori per la rilevazione del codice a barre.
Per Associazioni ed Enti e’ anche prevista, su richiesta, l’integrazione del sistema con un’ulteriore funzione che consentirà di gestire automaticamente la partecipazione/crediti degli associati/dipendenti a tutti gli eventi organizzati durante l’anno.
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